Departamento de
Controle do Espaço Aéreo

Durante os dias 22 a 24 de fevereiro, a Divisão de Documentação (D-DOC) do Departamento de Controle do Espaço Aéreo (DECEA) coordenou e realizou no auditório do Instituto de Cartografia Aeronáutica (ICA) um ciclo de palestras com o tema “Avaliação de Documentos Arquivísticos”.

O evento, que buscou disseminar conhecimentos relativos à gestão da informação no DECEA, também teve por meta atualizar e qualificar profissionais para atuar na Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos da Aeronáutica (SPADAER).

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A palestra, ministrada pelo Suboficial  BET Roberto Mello Gomes da Cruz, Encarregado do Protocolo Central do Primeiro Centro Integrado de Defesa Aérea e Controle de Tráfego Aéreo (CINDACTA I), foi apresentada com a mesma estrutura para três grupos de participantes, entre militares e civis, sendo no primeiro dia voltado para Chefes de Divisões e Setores e, nos demais, representantes de setores por onde tramitam documentos de valor arquivístico, ou seja, de valor informativo ou probatório.

Dentre os participantes do encontro, estiveram presentes militares e civis do DECEA, do ICA, do Parque de Material de Eletrônica da Aeronáutica do Rio de Janeiro (PAME-RJ).

Abrindo as apresentações, o Chefe da Divisão de Documentação, Coronel-Intendente R1 Jailton Porto de Faria, ressaltou que o objetivo central deste evento é reunir e disseminar assuntos de grande relevância, que envolvem protocolo, arquivos, biblioteca e normas.

Exemplificando as dúvidas frequentes que se apresentam quando se fala em arquivamento de documentos, o Coronel Jailton citou o impasse entre microfilmar (método previsto em norma) e digitalizar (método em fase de regulamentação) e ressaltou que a digitalização é um caminho natural deste processo.

Conforme apresentado, a ICA 214-3, de 2010, é a instrução que regulamenta a avaliação de documentos, definindo os passos a serem dados para a hierarquização dos mesmos e seus respectivos trâmites.

Segundo a Assessora Técnica da D-DOC, Adriana da Silva Rosa, este evento tem por meta sensibilizar o efetivo para a realidade de que a Gestão Documental é de suma importância para as organizações e mais, é previsto por normas e decretos.

O Comandante da Aeronáutica, Tenente-Brigadeiro-do-Ar Juniti Saito, assinou em 29 de julho de 2010, a Portaria nº 509/G C3, que, dentre outros assuntos, institui pelo Decreto nº 6.834, aprovado em 30 de abril de 2009, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Comando da Aeronáutica (CPADAER), “com a finalidade de orientar o processo de análise, avaliação e seleção de documentação produzida e acumulada no âmbito do Comando da Aeronáutica (Comaer).

No parágrafo 5º do Art. 2º consta que, “dada a natureza técnica dos trabalhos cometidos à CPADAER, os representantes (...) deverão ser Oficiais e civis assemelhados que, preferencialmente, (...) tenham conhecimento da área de Arquivologia, História ou Biblioteconomia”.

É também obrigatório que todas as OM tenham uma Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SPADAER), que, dentre suas diversas atribuições, deverá analisar e identificar os conteúdos dos vários tipos de documentos de arquivo, dentro de sua área de atuação, atribuindo-lhes o código de classificação correspondente ao assunto.

Como apresentou o Suboficial Roberto, ainda no primeiro semestre de 2011, além do processo de sensibilização do efetivo, serão organizados Grupos de Trabalho (GT) multidisciplinares compostos por representantes de setores, arquivistas e, se necessário e possível for, juristas e historiadores, de acordo com o tipo e a relevância de cada documento.

É sabido que a massa documental presente nos arquivos do DECEA é de grande quantidade. Por esta razão, para que o processo de gerenciamento de documentos seja executado de forma fluida e eficaz, se faz mais que premente realizar, em primeiro lugar, a avaliação deste material. Para Adriana, esta é uma questão de prioridade e lógica. Assim, é uma meta para a D-DOC fazer a referida avaliação ao longo deste ano.

Dentro deste grande projeto que é a Gestão Documental do Sistema de Controle do Espaço Aéreo Brasileiro (Sisceab), a sensibilização é um primeiro passo.

Ressalta-se, então, que no plano geral, os arquivos serão tratados desde a produção do documento até a sua eliminação.

 

Assessoria de Comunicação Social (ASCOM/DECEA)

Texto: Telma Penteado (RJ 22794 JP) - telmatbp@decea.intraer

Fotos: Luiz Eduardo Perez Batista (RJ 201930 RF) - perezlepb@decea.intraer